Un cop realitzats tots els passos propis de la planificació, execució i mesura, i amb la informació disponible dels indicadors d’acompliment d’objectius, és el moment de revisar tant les estratègies elaborades com l’èxit en l’execució d’aquestes. Fruit d’aquest exercici poden sorgir canvis en els plans com ara:
- la revisió de l’alineament dels objectius,
- la realització de nous estudis de mercat de compres i
- la revisió de l’estratègia.
També poden sorgir canvis en el procés d’execució (sobretot si les desviacions provenen més d’una mala implantació de l’estratègia que de l’estratègia en si). Les activitats exposades en els quatre apartats anteriors han de ser realitzades de manera continuada per assegurar que la funció de compres manté els seus objectius clars i que executa d’una manera orientada a la consecució d’aquests objectius.
Entrarem ara a revisar els punts més importants de cadascuna de les quatre fases del cicle abans indicats. Per poder veure si la funció de compres assoleix els objectius que s’havia fixat (és efectiva) amb una utilització dels recursos òptima per aconseguir-los (és eficient) cal mesurar de manera quantitativa, sistemàtica i continuada en el temps certs indicadors que reflecteixin l’aconseguiment d’aquests objectius. La mesura d’indicadors permet:
- revisar de manera objectiva tant l’estratègia de compres com la seva execució per prendre’n les accions correctores corresponents,
- motivar l’equip de compres donant visibilitat i objectivitat als resultats dels seus esforços, i permetre definir objectius individualitzats i ajudar a la presa de decisions dels compradors,
- permetre una millor comunicació amb d’altres departaments, i objectivitzar els problemes i deixar clares les prioritats i les variables competitives per les quals es treballa des de compres.
Finalment, qualsevol indicador ha de tenir un objectiu al qual es vol arribar i un límit per sota del qual es considerarà aquesta mesura fora de control. La fixació d’aquest objectiu i límit previ a la mesura de l’indicador permet definir quins són els objectius perseguits.
A part de la mesura d’indicadors i com un element més del seguiment de l’efectivitat i l’eficiència d’un departament de compres, hi ha la valoració dels proveïdors estratègics de l’empresa compradora. Aquesta valoració, que es realitza un o dos cops l’any i que es centra en aquells proveïdors crítics (els proveïdors més rellevants dins el quadrant de productes estratègics), permet revisar de forma qualitativa i quantitativa aquest grup de proveïdors i assegurar-ne la integració dins la cadena de subministrament de la nostra empresa a base d’alinear els objectius de client i proveïdor i establir relacions a llarg termini.
Indicadors
Un departament de compres té cinc grans grups d’indicadors que mesuren el seu correcte funcionament:
1. Indicadors d’innovació, que mesuren els nous materials o serveis utilitzats i els nous subministradors.
2. Indicadors de serveis, que mesuren les quantitats lliurades i el temps d’entrega.
3. Indicadors de cost, que mesuren el cost dels productes i serveis comprats, així com les evolucions històriques dels costos i les causes que provoquen alteracions.
4. Indicadors de qualitat, que mesuren la qualitat del producte o servei comprat.
5. Indicadors de flexibilitat, que mesuren l’efectivitat amb què els productes o serveis comprats s’integren en el flux de materials propis de l’empresa (temps de les entregues, flexibilitat de resposta a canvis de pla, etc.).
D’altra banda, aquests cinc grups d’indicadors tenen dues diferents versions segons les visions que persegueixen:
a. Els indicadors que mesuren l’efectivitat i l’eficiència de la funció de compres des del punt de vista dels seus clients, que segurament són les més importants.
b. Els indicadors que mesuren l’efectivitat i l’eficiència de la funció de compres des del punt de vista intern del departament.
Aquest segon grup d’indicadors suporten els anteriors amb una atenció a la dinàmica interna de la funció de compres, i mesuren les funcions pròpies del departament de compres que permeten aconseguir uns indicadors d’atenció al client òptims.
El darrer tema mencionat en l’exemple d’indicadors referent al nivell d’agregació és d’extrema importància per permetre una visió real del funcionament de l’àrea de compres i de les possibles mesures correctores. Agregacions excessives dificulten el seguiment a base de fer una mitjana de diferents factors, que sovint es compensen entre ells, cosa que impedeix l’anàlisi correcta del problema. Per evitar aquesta situació, que es dóna sovint en la valoració del cost del material comprat en el producte acabat, un important fabricant de productes d’electrònica de consum escollia tres productes representatius de la seva cartera (per exemple, els productes de més volum de producció o sotmesos a major competència per d’altres fabricants) i hi seguia l’evolució del cost de les compres de forma unitària i mensual. D’aquesta manera podia tenir una visió real i immediata de les accions dels seus compradors sobre el cost de venda d’aquests productes i conèixer el posicionament quant a costos d’aquests productes en el mercat.
Valoració de proveïdors
L’altre punt important en la mesura del departament de compres, i que actua com a complement/continuació dels indicadors, és la valoració dels proveïdors.
Aquesta valoració de proveïdors consisteix en la revisió periòdica, quantitativa i qualitativa, del funcionament dels proveïdors pel que fa als resultats dels indicadors en unes àrees definides com a importants per a la consecució dels objectius de l’empresa compradora. Aquesta revisió es fa amb els proveïdors més importants (els que ens subministren productes o serveis estratègics segons la definició mencionada al principi) un o dos cops l’any i de manera presencial. Té també com a objectius:
a. definir les prioritats per als següents períodes, i redefinir, si cal, els indicadors que s’empraran i/o els nous objectius i límits d’aquests, de manera que el proveïdor pugui anar-se adaptant als canvis a què es veu sotmès el comprador,
b. assegurar que els objectius del comprador i del venedor estan alineats, tant en el curt termini com en el llarg termini i
c. anar edificant les relacions a llarg termini, bàsiques pel que fa als proveïdors considerats estratègics.
Pot acabar amb la valoració quantitativa global del proveïdor, que li permet comparar-lo amb d’altres del mateix client i que identifica les àrees de potencial millora.
En un entorn canviant on, com es discutia al principi del capítol, la força de les empreses depèn de la fortalesa de les seves cadenes de subministrament i dels protagonistes que les componen (proveïdors, subministradors de serveis logístics, etc.), la rapidesa en l’adaptació a les noves circumstàncies de tots els membres de la cadena de subministrament és clau per a la supervivència.
La valoració dels proveïdors és una eina primordial per assegurar aquesta adaptabilitat a base de la correcta integració proveïdor-client i la millora de la seva relació en el temps.
Les valoracions de proveïdors es basen en els indicadors recollits en els darrers períodes i poden centrar-se en les àrees següents:
a. cost dels materials i serveis i dels transports,
b. qualitat de les matèries primeres o mòduls,
c. subministrament amb quantitat i temps,
d. capacitat tecnològica, tant en els processos dels proveïdors com en la seva participació en la innovació dels productes del client,
e. flexibilitat d’adaptar-se als canvis del client,
f. estabilitat financera o risc que en un futur problemes financers del proveïdor puguin posar en perill la seva continuïtat i
g. estil de gestió, mesurat com el grau de coincidència de la cultura i les estratègies de l’empresa proveïdora amb les de la compradora.
- la revisió de l’alineament dels objectius,
- la realització de nous estudis de mercat de compres i
- la revisió de l’estratègia.
També poden sorgir canvis en el procés d’execució (sobretot si les desviacions provenen més d’una mala implantació de l’estratègia que de l’estratègia en si). Les activitats exposades en els quatre apartats anteriors han de ser realitzades de manera continuada per assegurar que la funció de compres manté els seus objectius clars i que executa d’una manera orientada a la consecució d’aquests objectius.
Entrarem ara a revisar els punts més importants de cadascuna de les quatre fases del cicle abans indicats. Per poder veure si la funció de compres assoleix els objectius que s’havia fixat (és efectiva) amb una utilització dels recursos òptima per aconseguir-los (és eficient) cal mesurar de manera quantitativa, sistemàtica i continuada en el temps certs indicadors que reflecteixin l’aconseguiment d’aquests objectius. La mesura d’indicadors permet:
- revisar de manera objectiva tant l’estratègia de compres com la seva execució per prendre’n les accions correctores corresponents,
- motivar l’equip de compres donant visibilitat i objectivitat als resultats dels seus esforços, i permetre definir objectius individualitzats i ajudar a la presa de decisions dels compradors,
- permetre una millor comunicació amb d’altres departaments, i objectivitzar els problemes i deixar clares les prioritats i les variables competitives per les quals es treballa des de compres.
Finalment, qualsevol indicador ha de tenir un objectiu al qual es vol arribar i un límit per sota del qual es considerarà aquesta mesura fora de control. La fixació d’aquest objectiu i límit previ a la mesura de l’indicador permet definir quins són els objectius perseguits.
A part de la mesura d’indicadors i com un element més del seguiment de l’efectivitat i l’eficiència d’un departament de compres, hi ha la valoració dels proveïdors estratègics de l’empresa compradora. Aquesta valoració, que es realitza un o dos cops l’any i que es centra en aquells proveïdors crítics (els proveïdors més rellevants dins el quadrant de productes estratègics), permet revisar de forma qualitativa i quantitativa aquest grup de proveïdors i assegurar-ne la integració dins la cadena de subministrament de la nostra empresa a base d’alinear els objectius de client i proveïdor i establir relacions a llarg termini.
Indicadors
Un departament de compres té cinc grans grups d’indicadors que mesuren el seu correcte funcionament:
1. Indicadors d’innovació, que mesuren els nous materials o serveis utilitzats i els nous subministradors.
2. Indicadors de serveis, que mesuren les quantitats lliurades i el temps d’entrega.
3. Indicadors de cost, que mesuren el cost dels productes i serveis comprats, així com les evolucions històriques dels costos i les causes que provoquen alteracions.
4. Indicadors de qualitat, que mesuren la qualitat del producte o servei comprat.
5. Indicadors de flexibilitat, que mesuren l’efectivitat amb què els productes o serveis comprats s’integren en el flux de materials propis de l’empresa (temps de les entregues, flexibilitat de resposta a canvis de pla, etc.).
D’altra banda, aquests cinc grups d’indicadors tenen dues diferents versions segons les visions que persegueixen:
a. Els indicadors que mesuren l’efectivitat i l’eficiència de la funció de compres des del punt de vista dels seus clients, que segurament són les més importants.
b. Els indicadors que mesuren l’efectivitat i l’eficiència de la funció de compres des del punt de vista intern del departament.
Aquest segon grup d’indicadors suporten els anteriors amb una atenció a la dinàmica interna de la funció de compres, i mesuren les funcions pròpies del departament de compres que permeten aconseguir uns indicadors d’atenció al client òptims.
El darrer tema mencionat en l’exemple d’indicadors referent al nivell d’agregació és d’extrema importància per permetre una visió real del funcionament de l’àrea de compres i de les possibles mesures correctores. Agregacions excessives dificulten el seguiment a base de fer una mitjana de diferents factors, que sovint es compensen entre ells, cosa que impedeix l’anàlisi correcta del problema. Per evitar aquesta situació, que es dóna sovint en la valoració del cost del material comprat en el producte acabat, un important fabricant de productes d’electrònica de consum escollia tres productes representatius de la seva cartera (per exemple, els productes de més volum de producció o sotmesos a major competència per d’altres fabricants) i hi seguia l’evolució del cost de les compres de forma unitària i mensual. D’aquesta manera podia tenir una visió real i immediata de les accions dels seus compradors sobre el cost de venda d’aquests productes i conèixer el posicionament quant a costos d’aquests productes en el mercat.
Valoració de proveïdors
L’altre punt important en la mesura del departament de compres, i que actua com a complement/continuació dels indicadors, és la valoració dels proveïdors.
Aquesta valoració de proveïdors consisteix en la revisió periòdica, quantitativa i qualitativa, del funcionament dels proveïdors pel que fa als resultats dels indicadors en unes àrees definides com a importants per a la consecució dels objectius de l’empresa compradora. Aquesta revisió es fa amb els proveïdors més importants (els que ens subministren productes o serveis estratègics segons la definició mencionada al principi) un o dos cops l’any i de manera presencial. Té també com a objectius:
a. definir les prioritats per als següents períodes, i redefinir, si cal, els indicadors que s’empraran i/o els nous objectius i límits d’aquests, de manera que el proveïdor pugui anar-se adaptant als canvis a què es veu sotmès el comprador,
b. assegurar que els objectius del comprador i del venedor estan alineats, tant en el curt termini com en el llarg termini i
c. anar edificant les relacions a llarg termini, bàsiques pel que fa als proveïdors considerats estratègics.
Pot acabar amb la valoració quantitativa global del proveïdor, que li permet comparar-lo amb d’altres del mateix client i que identifica les àrees de potencial millora.
En un entorn canviant on, com es discutia al principi del capítol, la força de les empreses depèn de la fortalesa de les seves cadenes de subministrament i dels protagonistes que les componen (proveïdors, subministradors de serveis logístics, etc.), la rapidesa en l’adaptació a les noves circumstàncies de tots els membres de la cadena de subministrament és clau per a la supervivència.
La valoració dels proveïdors és una eina primordial per assegurar aquesta adaptabilitat a base de la correcta integració proveïdor-client i la millora de la seva relació en el temps.
Les valoracions de proveïdors es basen en els indicadors recollits en els darrers períodes i poden centrar-se en les àrees següents:
a. cost dels materials i serveis i dels transports,
b. qualitat de les matèries primeres o mòduls,
c. subministrament amb quantitat i temps,
d. capacitat tecnològica, tant en els processos dels proveïdors com en la seva participació en la innovació dels productes del client,
e. flexibilitat d’adaptar-se als canvis del client,
f. estabilitat financera o risc que en un futur problemes financers del proveïdor puguin posar en perill la seva continuïtat i
g. estil de gestió, mesurat com el grau de coincidència de la cultura i les estratègies de l’empresa proveïdora amb les de la compradora.
Cap comentari:
Publica un comentari a l'entrada