Per millorar el procés de compres, el primer pas es desenvolupar una estratègia que inclogui les activitats pròpies de l’anàlisi i la planificació de la funció. És l’activitat de planificar, de manera informada i acurada, les accions a emprendre per tal d’assolir els objectius desitjats de millora de variables competitives.
Les activitats que porten a l’elaboració dels plans i les estratègies de compres a implantar posteriorment, les abordarem una a una, i són:
Alineament dels objectius amb els objectius de l’empresa.
El primer pas per procedir al bon disseny de l’estratègia de compres és assegurar que l’àrea de compres comparteix la visió comuna del negoci, i que esdevé una eina més per assegurar que s’aconsegueixen els objectius d’aquest. Aquests objectius poden provenir dels diferents àmbits de l’empresa:
A) Corporatius.
- Objectius d’integració o desintegració influiran de manera directa en les estratègies de fer (make) enfront de comprar (buy). Es a dir, fabricar el producte o servei internament o adquirir-lo a l’exterior.
- Objectius de centralització de determinades funcions enfront de la descentralització d’altres influiran en les responsabilitats i la definició de l’estratègia de compres de cada àmbit corporatiu.
- Objectius de maximització de beneficis en línies de producte que financin altres negocis influiran en la definició d’indicadors de reducció de costos dels productes elaborats per aquestes. En entorns on el contingut comprat en cost de venda del producte és elevat aquest objectius tindran un impacte molt directe en la definició i la importància de la funció de compres.
B) Unitats de negoci.
- Objectius de maximitzar el temps que va des de el disseny conceptual d’un nou producte fins al seu llançament al mercat obligaran a la redefinició de la participació de la funció de compres en el procés de disseny dels nous productes. S’haurà d’assegurar la definició d’especificacions del producte per part de R+D, d’acord amb les capacitats productives dels proveïdors i l’optimització de l’ús d’aquest proveïdors a través de la selecció dels materials, els processos i les solucions a emprar.
- Objectius d’augment de la flexibilitat d’una planta per assegurar el correcte subministrament al client final minimitzant els nivells d’estoc obligaran a la funció de compres de la unitat a desenvolupar noves capacitats i acords amb els proveïdors que posin en funcionament aquesta capacitat de resposta ràpida.
- la introducció d’un nou producte amb uns nous requeriments tècnics obligarà la funció de compres a potenciar la capacitat dels proveïdors ja existents o redefinir la cartera de proveïdors.
Segmentació dels productes i serveis comprats.
Així com no hi ha una solució que s’adapti a tots els problemes, no hi ha una única estratègia de compres que sigui vàlida per a tots els productes i serveis que una companyia adquireix als seus proveïdors. Cap empresa industrial afrontarà de la mateixa manera la compra de material d’oficina o d’una matèria primera critica per als productes que fabrica. És, per tant, important segmentar els diferents productes que es compren de manera que les estratègies que es desenvolupen s’ajustin a les característiques dels productes.
Segons Krajlic (“Purchasing must become Supply Management”, 1983) els productes es poden agrupar en quatre quadrants segons dues variables bàsiques (el pes del producte/servei sobre el resultat financer de l’empresa i el risc de subministrament inherent als producte/servei):
- Productes estratègics. Amb elevat pes sobre els resultats i alt risc de subministrament. Els més estratègics podem fabricar-los nosaltres o com a màxim donar-los a socis (partners)
- Productes coll d’ampolla. De baix pes sobre els resultats però amb alt risc de subministrament. Com la pintura a una fàbrica de cotxes.
- Productes amb palanquejament. Elevat pes sobre els resultats i baix risc de subministrament. Són commodities amb suficients fonts de subministrament.
- Productes rutinaris. Amb baix pes i baix risc. Productes no crítics, destinats a reparacions i manteniment rutinari i altres materials d’oficina que no són operacionals.
Aquesta segmentació ens portarà a diferents decisions organitzatives per a cadascun dels mercats que es defineixen. I, així, els productes amb palanquejament, els coll d’ampolla i els rutinaris hauran de ser responsabilitat de la direcció de compres, els productes estratègics haurien de ser-ho de la direcció general.
Aquesta segmentació es dinàmica i alguns productes estratègics poden passar any darrera any a ser productes amb palanquejament i alguns amb palanquejament poden passar també a ser productes de coll d’ampolla... per la qual cosa, és aconsellable revisar almenys periòdicament els materials de cada categoria.
Realització d’estudis de mercat.
Un cop entès el paper que compres juga en l’aconseguiment de l’estratègia del negoci i les diferents tipologies de productes/serveis que l’empresa adquireix, tan sols cal conèixer el mercat on es desenvoluparà aquest procés de compra abans de poder elaborar l’estratègia de la funció de compres.
Per obtenir aquest coneixement cal realitzar estudis de mercat de compres que inclouen els passos:
- Definir els objectius i l’abast de l’estudi. Volem obtenir informació sobre el mercat d’un determinat producte/servei o sobre un grup concret de proveïdors que els ofereixen? Volem centrar-nos en una àrea geogràfica local o amplia? Volem analitzar tendències macroeconòmiques del sector o tan sols de l’evolució a curt termini d’uns quants proveïdors?
- Planificar l’anàlisi. Això es, el temps, el cost, els recursos necessaris i les tasques a desenvolupar.
- Executar la investigació. El treball de despatx cal que precedeixi el treball de camp per assegurar que abans de sortir exhaurim les fonts d’informació pròpies de l’empresa i d’altres d’externes i per assegurar que preparem d’una forma eficient la investigació de camp. El treball de camp inclou visites a fires i a proveïdors prèviament seleccionats, missions comercials, etc.
- Recollir i analitzar la informació.
- Prepara les conclusions. Cal tenir present en aquest punt l’objectiu que va originar la investigació, l’abast desitjat i els resultats esperats ja que les conclusions han de donar resposta a aquest interessos. Cal indicar també les assumpcions preses, les qüestions que han quedat obertes i els èxits i fracassos de la metodologia emprada, per a futures recerques.
Elaboració de l’estratègia de compres.
UN cop ja coneixem els objectius de l’empresa i la seva traducció dins l’àrea de compres, ja hem segmentat els nostres productes/serveis i hem investigat els mercats de proveïdors o sectors més importants per a la nostra estratègia. Així com en el màrqueting identificar el públic objectiu, segmentar-lo i estudiar-ho són els passos previs per decidir el posicionament del nostre producte, en compres els tres passos descrits són necessaris per poder desenvolupar l’estratègia de l’àrea.
L’estratègia de compres ha de ser:
- un pla documental de la relació comprador-venedor amb objectius, estratègies, implementacions i indicadors de manera integrada i coherent,
- proveïdora d’avantatges sostinguts i de llarg termini sobre els nostres competidors,
- un document viu i consensuat amb les parts afectades que serveixi com a eina de comunicació efectiva i
- part d’un procés iteratiu que doni objectius clars en un entorn canviant.
No nomes ha de ser un recull d’idees verbals compartides informalment, amb objectius a curt termini i sense indicadors nio seguiment; a més, ha d’incloure decisions sobre els aspectes següents:
- Fer enfront de comprar (make versus buy). Decisions de comprar a l’exterior productes o serveis desenvolupats internament formen part d’aquesta estratègia. Aquí cal que s’incloguin els avantatges quantificats de l’opció, possibles proveïdors i pla d’acció i pla d’execució. Aquesta decisió serà molt important per als productes estratègics que hem vist.
- Canvis en la base de proveïdors. Aquests canvis seran generalment en la línea de reduir o consolidar proveïdors en nivells d’idoneïtat: proveïdors de primer nivell o estratègics, cada vegada més grans i globals, amb qui es vol desenvolupar relacions més solides i a llarg termini comparats amb d’altres de segon nivell que es mantenen com a coixí o com a pas previ de prova abans de passar al primer nivell. També poden produir-se canvis per la recerca de fonts alternatives de subministrament, sigui per motius d’assegurar el subministrament, recerca de millores de costos o necessitat de comprar nous productes o nous processos.
- Definició de les necessitats de sistemes d’informació per cobrir el seguiment i mesura de l’execució de les compres. També s’inclouen aquí les necessitats d’automatització del procés de compres (comunicació electrònica amb proveïdors) o d’ús de l’entorn de les noves tecnologies per realitzar la funció de compres. El futur passa possiblement per lligar-nos amb els primers nivells de les piràmides de proveïdors, els proveïdors estratègics, però via EDI o XML, ja que hem vist que la competència avui en dia no és entre empreses sinó mes aviat entre cadenes de subministrament, per la qual cosa serà més i més difícil estar amb diferents cadenes competidores, per motius de confidencialitat.
- relació del departament de l’àrea de compres amb altres departaments de l’empresa. Relacions amb els departaments de logística, de R+D o de finances.
- Programes d’estandardització. Centrats en la reducció de referències, materials o processos productius o en l’homologació de proveïdors per assegurar-ne que poden participar en la cadena de subministrament de l’empresa amb totes les garanties d’èxit. L’estratègia clàssica de compres, encara vigent per als productes amb palanquejament i de coll d’ampolla, consisteix a estandarditzar els productes i per tant els materials i les matèries primeres i al mateix temps anar reduint els proveïdors de primer nivell per poder augmentar el volum i incrementar el poder de negociació.
Les activitats que porten a l’elaboració dels plans i les estratègies de compres a implantar posteriorment, les abordarem una a una, i són:
Alineament dels objectius amb els objectius de l’empresa.
El primer pas per procedir al bon disseny de l’estratègia de compres és assegurar que l’àrea de compres comparteix la visió comuna del negoci, i que esdevé una eina més per assegurar que s’aconsegueixen els objectius d’aquest. Aquests objectius poden provenir dels diferents àmbits de l’empresa:
A) Corporatius.
- Objectius d’integració o desintegració influiran de manera directa en les estratègies de fer (make) enfront de comprar (buy). Es a dir, fabricar el producte o servei internament o adquirir-lo a l’exterior.
- Objectius de centralització de determinades funcions enfront de la descentralització d’altres influiran en les responsabilitats i la definició de l’estratègia de compres de cada àmbit corporatiu.
- Objectius de maximització de beneficis en línies de producte que financin altres negocis influiran en la definició d’indicadors de reducció de costos dels productes elaborats per aquestes. En entorns on el contingut comprat en cost de venda del producte és elevat aquest objectius tindran un impacte molt directe en la definició i la importància de la funció de compres.
B) Unitats de negoci.
- Objectius de maximitzar el temps que va des de el disseny conceptual d’un nou producte fins al seu llançament al mercat obligaran a la redefinició de la participació de la funció de compres en el procés de disseny dels nous productes. S’haurà d’assegurar la definició d’especificacions del producte per part de R+D, d’acord amb les capacitats productives dels proveïdors i l’optimització de l’ús d’aquest proveïdors a través de la selecció dels materials, els processos i les solucions a emprar.
- Objectius d’augment de la flexibilitat d’una planta per assegurar el correcte subministrament al client final minimitzant els nivells d’estoc obligaran a la funció de compres de la unitat a desenvolupar noves capacitats i acords amb els proveïdors que posin en funcionament aquesta capacitat de resposta ràpida.
- la introducció d’un nou producte amb uns nous requeriments tècnics obligarà la funció de compres a potenciar la capacitat dels proveïdors ja existents o redefinir la cartera de proveïdors.
Segmentació dels productes i serveis comprats.
Així com no hi ha una solució que s’adapti a tots els problemes, no hi ha una única estratègia de compres que sigui vàlida per a tots els productes i serveis que una companyia adquireix als seus proveïdors. Cap empresa industrial afrontarà de la mateixa manera la compra de material d’oficina o d’una matèria primera critica per als productes que fabrica. És, per tant, important segmentar els diferents productes que es compren de manera que les estratègies que es desenvolupen s’ajustin a les característiques dels productes.
Segons Krajlic (“Purchasing must become Supply Management”, 1983) els productes es poden agrupar en quatre quadrants segons dues variables bàsiques (el pes del producte/servei sobre el resultat financer de l’empresa i el risc de subministrament inherent als producte/servei):
- Productes estratègics. Amb elevat pes sobre els resultats i alt risc de subministrament. Els més estratègics podem fabricar-los nosaltres o com a màxim donar-los a socis (partners)
- Productes coll d’ampolla. De baix pes sobre els resultats però amb alt risc de subministrament. Com la pintura a una fàbrica de cotxes.
- Productes amb palanquejament. Elevat pes sobre els resultats i baix risc de subministrament. Són commodities amb suficients fonts de subministrament.
- Productes rutinaris. Amb baix pes i baix risc. Productes no crítics, destinats a reparacions i manteniment rutinari i altres materials d’oficina que no són operacionals.
Aquesta segmentació ens portarà a diferents decisions organitzatives per a cadascun dels mercats que es defineixen. I, així, els productes amb palanquejament, els coll d’ampolla i els rutinaris hauran de ser responsabilitat de la direcció de compres, els productes estratègics haurien de ser-ho de la direcció general.
Aquesta segmentació es dinàmica i alguns productes estratègics poden passar any darrera any a ser productes amb palanquejament i alguns amb palanquejament poden passar també a ser productes de coll d’ampolla... per la qual cosa, és aconsellable revisar almenys periòdicament els materials de cada categoria.
Realització d’estudis de mercat.
Un cop entès el paper que compres juga en l’aconseguiment de l’estratègia del negoci i les diferents tipologies de productes/serveis que l’empresa adquireix, tan sols cal conèixer el mercat on es desenvoluparà aquest procés de compra abans de poder elaborar l’estratègia de la funció de compres.
Per obtenir aquest coneixement cal realitzar estudis de mercat de compres que inclouen els passos:
- Definir els objectius i l’abast de l’estudi. Volem obtenir informació sobre el mercat d’un determinat producte/servei o sobre un grup concret de proveïdors que els ofereixen? Volem centrar-nos en una àrea geogràfica local o amplia? Volem analitzar tendències macroeconòmiques del sector o tan sols de l’evolució a curt termini d’uns quants proveïdors?
- Planificar l’anàlisi. Això es, el temps, el cost, els recursos necessaris i les tasques a desenvolupar.
- Executar la investigació. El treball de despatx cal que precedeixi el treball de camp per assegurar que abans de sortir exhaurim les fonts d’informació pròpies de l’empresa i d’altres d’externes i per assegurar que preparem d’una forma eficient la investigació de camp. El treball de camp inclou visites a fires i a proveïdors prèviament seleccionats, missions comercials, etc.
- Recollir i analitzar la informació.
- Prepara les conclusions. Cal tenir present en aquest punt l’objectiu que va originar la investigació, l’abast desitjat i els resultats esperats ja que les conclusions han de donar resposta a aquest interessos. Cal indicar també les assumpcions preses, les qüestions que han quedat obertes i els èxits i fracassos de la metodologia emprada, per a futures recerques.
Elaboració de l’estratègia de compres.
UN cop ja coneixem els objectius de l’empresa i la seva traducció dins l’àrea de compres, ja hem segmentat els nostres productes/serveis i hem investigat els mercats de proveïdors o sectors més importants per a la nostra estratègia. Així com en el màrqueting identificar el públic objectiu, segmentar-lo i estudiar-ho són els passos previs per decidir el posicionament del nostre producte, en compres els tres passos descrits són necessaris per poder desenvolupar l’estratègia de l’àrea.
L’estratègia de compres ha de ser:
- un pla documental de la relació comprador-venedor amb objectius, estratègies, implementacions i indicadors de manera integrada i coherent,
- proveïdora d’avantatges sostinguts i de llarg termini sobre els nostres competidors,
- un document viu i consensuat amb les parts afectades que serveixi com a eina de comunicació efectiva i
- part d’un procés iteratiu que doni objectius clars en un entorn canviant.
No nomes ha de ser un recull d’idees verbals compartides informalment, amb objectius a curt termini i sense indicadors nio seguiment; a més, ha d’incloure decisions sobre els aspectes següents:
- Fer enfront de comprar (make versus buy). Decisions de comprar a l’exterior productes o serveis desenvolupats internament formen part d’aquesta estratègia. Aquí cal que s’incloguin els avantatges quantificats de l’opció, possibles proveïdors i pla d’acció i pla d’execució. Aquesta decisió serà molt important per als productes estratègics que hem vist.
- Canvis en la base de proveïdors. Aquests canvis seran generalment en la línea de reduir o consolidar proveïdors en nivells d’idoneïtat: proveïdors de primer nivell o estratègics, cada vegada més grans i globals, amb qui es vol desenvolupar relacions més solides i a llarg termini comparats amb d’altres de segon nivell que es mantenen com a coixí o com a pas previ de prova abans de passar al primer nivell. També poden produir-se canvis per la recerca de fonts alternatives de subministrament, sigui per motius d’assegurar el subministrament, recerca de millores de costos o necessitat de comprar nous productes o nous processos.
- Definició de les necessitats de sistemes d’informació per cobrir el seguiment i mesura de l’execució de les compres. També s’inclouen aquí les necessitats d’automatització del procés de compres (comunicació electrònica amb proveïdors) o d’ús de l’entorn de les noves tecnologies per realitzar la funció de compres. El futur passa possiblement per lligar-nos amb els primers nivells de les piràmides de proveïdors, els proveïdors estratègics, però via EDI o XML, ja que hem vist que la competència avui en dia no és entre empreses sinó mes aviat entre cadenes de subministrament, per la qual cosa serà més i més difícil estar amb diferents cadenes competidores, per motius de confidencialitat.
- relació del departament de l’àrea de compres amb altres departaments de l’empresa. Relacions amb els departaments de logística, de R+D o de finances.
- Programes d’estandardització. Centrats en la reducció de referències, materials o processos productius o en l’homologació de proveïdors per assegurar-ne que poden participar en la cadena de subministrament de l’empresa amb totes les garanties d’èxit. L’estratègia clàssica de compres, encara vigent per als productes amb palanquejament i de coll d’ampolla, consisteix a estandarditzar els productes i per tant els materials i les matèries primeres i al mateix temps anar reduint els proveïdors de primer nivell per poder augmentar el volum i incrementar el poder de negociació.
Cap comentari:
Publica un comentari a l'entrada